Dla wielu firm Excel jest jak powietrze – niezbędny, wszechobecny i... darmowy (w ramach pakietu Office). To w nim powstają pierwsze bazy klientów, harmonogramy projektów i raporty sprzedaży. I to działa świetnie, ale tylko do czasu.
Przychodzi moment, w którym plik raport_sprzedazy_FINAL_v3_ostateczny.xlsx krążący w mailach zaczyna siać więcej chaosu niż porządku. Jeśli czujesz, że Twój zespół więcej czasu spędza na walce z arkuszami niż na właściwej pracy, to znak, że dotarliście do ściany.
4 sygnały ostrzegawcze, że Excel stał się wąskim gardłem
Jak rozpoznać, że to już ten moment? Oto najczęstsze objawy, które wskazują, że Twoja firma wyrosła z Excela.
1. "Wersjoza", czyli chaos w plikach
Masz na dysku dziesiątki wersji tego samego raportu. Nikt nie jest pewien, która jest aktualna. Działy przesyłają sobie pliki mailem, tworząc kolejne kopie. Efekt? Decyzje podejmowane są na podstawie przestarzałych danych, a cenne godziny pracy marnowane są na dochodzenie, "kto ma tę właściwą wersję".
2. Strach przed "#BŁĄD!"
Jeden przypadkowy błąd w formule, przeciągnięta komórka za daleko, i cały misternie budowany raport sypie się jak domek z kart. Jak podaje firma Centage, błędy ludzkie w arkuszach kalkulacyjnych to jeden z największych problemów rosnących firm, prowadzący do znaczących strat finansowych. Zamiast zaufania do danych, pojawia się ciągła niepewność.
3. Brak dostępu w czasie rzeczywistym
Świat nie czeka. Tymczasem praca na Excelu często oznacza, że tylko jedna osoba może w danym momencie edytować plik. Zespół nie ma dostępu do danych na żywo, co spowalnia reakcję na zmiany. Handlowiec w terenie nie może sprawdzić aktualnego stanu magazynowego, bo ten znajduje się w pliku na dysku w biurze.
4. Ręczne tworzenie raportów to udręka
Co tydzień lub co miesiąc ktoś w zespole musi poświęcić kilka godzin (a czasem i cały dzień), aby ręcznie skopiować dane z różnych źródeł, połączyć je i stworzyć powtarzalny raport. To nudne, kosztowne i absolutnie nieefektywne.
Alternatywy dla Excela: Co dalej?
Opuszczenie znajomego środowiska Excela może wydawać się przerażające, ale jest prostsze niż myślisz. Oto dwie główne ścieżki:
Ścieżka 1: "Excel na sterydach", czyli Airtable
Jeśli kochasz elastyczność i wygląd arkuszy kalkulacyjnych, ale potrzebujesz czegoś znacznie potężniejszego, Airtable jest dla Ciebie. To platforma, która łączy prostotę arkusza z siłą bazy danych.
- Współpraca w czasie rzeczywistym: Cały zespół pracuje na jednej, zawsze aktualnej wersji.
- Różne widoki danych: Te same informacje możesz oglądać jako siatkę, kalendarz, kanban czy galerię.
- Relacje między tabelami: Zapomnij o
WYSZUKAJ.PIONOWO. W Airtable możesz łatwo łączyć dane z różnych tabel (np. klientów z projektami i fakturami). - Automatyzacje: Wbudowane automatyzacje pozwalają np. wysłać maila, gdy status zadania się zmieni.
Airtable jest idealne do zarządzania projektami, jako prosty CRM, czy do planowania kampanii marketingowych.
Ścieżka 2: Dedykowane systemy do konkretnych zadań
Gdy Twoje potrzeby są bardziej specyficzne, dedykowane oprogramowanie jest lepszym wyborem. Jak zauważa firma Rackbeat, specjalistyczne systemy do zarządzania magazynem eliminują błędy ludzkie i dają wgląd w stany magazynowe w czasie rzeczywistym.
- Zarządzanie magazynem: Zamiast pliku Excel, użyj systemów jak Rackbeat czy WMS, które integrują się ze sklepem internetowym i systemem księgowym.
- Zarządzanie finansami: Zamiast skomplikowanych arkuszy budżetowych, wdróż narzędzia takie jak Centage czy SAP.
- Zarządzanie sprzedażą: Zamiast listy klientów w Excelu, wykorzystaj Pipedrive lub HubSpot (i zautomatyzuj go!).
Jak InZarys może pomóc w bezbolesnej migracji?
Wiemy, że zmiana kluczowego narzędzia w firmie to duże wyzwanie. Dlatego w InZarys specjalizujemy się w przeprowadzaniu tego procesu w sposób jak najmniej inwazyjny dla Twojego biznesu.
Nasz proces wygląda następująco:
- Analiza: Razem z Tobą analizujemy Twoje obecne arkusze i procesy, aby zrozumieć, co działa, a co jest "wąskim gardłem".
- Dobór narzędzi: Rekomendujemy najlepsze rozwiązanie – czy to migrację do Airtable, czy wdrożenie dedykowanego systemu.
- Migracja danych: Bezpiecznie i w całości przenosimy Twoje istniejące dane z Excela do nowego systemu, dbając o ich integralność.
- Odtworzenie i automatyzacja procesów: Nie tylko odtwarzamy Twoje dotychczasowe procesy, ale od razu je automatyzujemy, abyś od pierwszego dnia odczuł nową jakość pracy.
- Szkolenie zespołu: Upewniamy się, że Twój zespół czuje się komfortowo w nowym środowisku.
Nie pozwól, by przestarzałe narzędzia spowalniały Twój rozwój. Jeśli rozpoznajesz w opisie swoją firmę, umów się na bezpłatną konsultację, a my pokażemy Ci, jak odzyskać kontrolę nad danymi i procesami.